30 apr Thuiswerken en invloed van de OR
Thuiswerken is in veel gevallen tot norm geworden. Welke gevolgen heeft dit voor de verplichtingen van de werkgever en hoe kan de OR toezien op naleving van deze verplichtingen?
Waar thuiswerken voor corona in veel gevallen nog de uitzondering was, is thuiswerken nu de norm. Zoveel mogelijk thuiswerken heeft consequenties voor de organisatie op verschillende terreinen. Denk aan arbeidsomstandigheden, werk- en rusttijden en arbeidsvoorwaarden.
Wordt er in jouw organisatie ook meer (of zelfs grotendeels) thuis gewerkt? Dan is het goed om de voorwaarden eens nader onder de loep te nemen. Is er bijvoorbeeld al gesproken over een Thuiswerkregeling? Welke voorzieningen zijn getroffen op het gebied van ergonomisch meubilair, en hoe zit het met de beschikbaarheid en bereikbaarheid van werknemers?
Verplichtingen voor de werkgever
De werkgever heeft een zorgplicht voor de juiste inrichting van de werkplek. Niet alleen de werkplek op kantoor, maar ook de thuiswerkplek moet voldoen aan beginselen, normen en richtlijnen uit wet- en regelgeving zoals de Arbowet, het Arbobesluit en Europese richtlijnen. Zo moet de werkgever onder andere zorg dragen voor een goede verstelbare stoel en bureau, voldoende opbergruimte en snelle storingvrije apparatuur. De OR kan de werkgever hiertoe bewegen door het onderwerp onderdeel te maken van een Thuiswerkregeling.
Waarom een thuiswerkregeling?
De thuiswerkregeling verschaft duidelijkheid over de arbeidsvoorwaarden en de geldende voorschriften die zien op arbeidsomstandigheden en werk- en rusttijden. Een van de taken van de OR is het bevorderen van de naleving hiervan. Ontbreekt een thuiswerkregeling in jouw organisatie? Dan kan de OR dit onderwerp op de agenda plaatsen via het initiatiefrecht.
Invloed van de OR
De OR heeft instemmingsrecht als de bestuurder een voornemen heeft tot vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen op het gebied van onder andere arbeidsvoorwaarden, arbeids- en rusttijden of een vakantieregeling. Een voornemen van de bestuurder om een thuiswerkregeling in te voeren of te wijzigen, omdat de regeling niet voorzag in massaal en/of langdurig thuiswerken, is instemmingsplichtig.
Vergoedingen: reiskosten- of thuiswerkvergoeding?
Hoe zit het met vergoeding van de reiskosten als niet gereisd hoeft te worden wegens het thuiswerken? Dan mag de werkgever de reiskostenvergoeding stop zetten. De werkgever hoeft de reiskosten niet aan te passen als gevolg van het thuiswerken. De belastingdienst heeft in de mogelijkheid voorzien om de vaste reiskostenvergoeding tot 1 juli 2021 onbelast door te betalen aan de werknemer. Pas daarna zal de reiskostenvergoeding worden belast met werkgeverslasten. Voor veel werkgevers een reden om alvast na te denken over aanpassing van de vaste reiskostenvergoeding of een alternatief te onderzoeken. In sommige organisaties is de reiskostenvergoeding inmiddels vervangen door een thuiswerkvergoeding. Onze tip: maak het al dan niet stopzetten van de reiskostenvergoeding bespreekbaar met de bestuurder. En vergeet daarbij niet het alternatief, de thuiswerkvergoeding.
Bereikbaarheid en beschikbaarheid
Aan het begin van de Covid-19 crisis werd reeds gewaarschuwd voor stress en oververmoeidheid doordat werk- en privé bij continue thuiswerken moeilijk te scheiden zou zijn. Medewerkers willen laten zien aan het werk te zijn en voelen daardoor een druk om snel te reageren op berichten van collega’s en leidinggevenden. In reactie op deze ontwikkeling is inmiddels een wetsvoorstel ingediend dat tot doel heeft om het ‘recht op onbereikbaarheid’ te verwezenlijken. Dit wetsvoorstel wordt momenteel voorbereid voor behandeling in de Tweede Kamer.
Natuurlijk hoeft het wetsvoorstel niet afgewacht te worden om het een en ander te kunnen regelen omtrent bereikbaarheid en beschikbaarheid. Ook dit onderwerp kan namelijk geregeld worden in een Thuiswerkregeling. Zo kunnen in de thuiswerkregeling voorschriften worden opgenomen over:
• Bereikbaarheid via telefoon, e-mail en WhatsApp
• Grenzen aan bereikbaarheid buiten kantoortijden
• Vaste tijden voor teamoverleg
• Het behoud van werk- en rusttijden.
Onze tip: mocht hierover nog niets geregeld zijn in jouw organisatie. Gebruik dan het initiatiefrecht van de OR om dit te agenderen!
Overigens was onlangs in het nieuws dat veel werkgevers software hebben geïnstalleerd die werknemers kan volgen. Zo’n systeem houdt in dat controle plaatsvindt op aanwezigheid, gedrag en prestaties (bijvoorbeeld in de vorm van computer-monitoring). Sommige systemen gaan daarin heel ver en houden bij hoe lang werknemers ingelogd zijn, hoeveel zij typen etc. Bij het invoeren van dergelijke controles is sprake van personeelsvolgsystemen. De OR heeft instemmingsrecht op het invoeren van een personeelsvolgsysteem. Weet je niet of een dergelijke systeem binnen jullie organisatie wordt ingevoerd? Vraag dit dan na bij de bestuurder en benoem dat voor de invoering eerst de instemming van de OR noodzakelijk is.
Meer tips of loop je als OR vast in het gesprek met de bestuurder hierover? Neem dan contact met ons op. Wij hebben meer dan 30 jaar ervaring met het juridische ondersteunen van Ondernemingsraden bij dergelijke vraagstukken. Een kort advies per telefoon of mail geven wij als service gratis.
