Terugbetalen studiekosten, wanneer is werknemer dit verplicht?

Een werkgever ziet een werknemer voor wie hij net een studie heeft betaald liever niet vertrekken naar een concurrent. In een krappe arbeidsmarkt komt vaker de vraag op hoe dit kan worden voorkomen. En als de op kosten van de werkgever geschoolde werknemer toch vertrekt, of en in hoeverre kunnen de door de werkgever betaalde studiekosten dan worden teruggevorderd van de werknemer?

Studiekostenbeding
Problemen op dit vlak kunnen zoveel mogelijk worden vermeden door het afspreken van een zogenaamd studiekosten- of opleidingsbeding. Dat is een overeenkomst tussen werkgever en werknemer, die regelt in welk geval de werknemer een door de werkgever betaalde opleiding terugbetaalt, meestal bij vertrek. Of bij ontslag op staande voet of voortijdige beëindiging van de opleiding.

Het studiekostenbeding is niet wettelijk geregeld, maar volgens de rechtspraak moeten de volgende elementen in het studiekostenbeding worden opgenomen:

• De situaties waarin de terugbetalingsverplichting van toepassing is;
• De periode waarbinnen de terugbetalingsverplichting geldt;
• Duidelijke omschrijving van wat onder de terugbetalingsverplichting valt: alleen directe opleidingskosten (lesgelden, studiemateriaal, examens, reiskosten) of ook indirecte kosten zoals het loon over de werkdagen waarop de werknemer afwezig was voor het volgen van de opleiding;
• De terugbetalingsverplichting moet tijdens de afgesproken periode evenredig afnemen.

Onduidelijkheden in een studiekostenbeding komen volgens de rechtspraak voor rekening van de werkgever. Ook kan de redelijkheid en billijkheid in de weg staan aan (gehele) terugbetaling. Bijvoorbeeld als de werkgever zelf beslist de tijdelijke arbeidsovereenkomst van een werknemer niet te verlengen.

Veranderingen voor studiekostenbedingen met betrekking tot verplichte scholing

Per 1 augustus 2022 vinden er ingrijpende veranderingen plaats met betrekking tot studiekostenbedingen. De EU-richtlijn Transparante en Voorspelbare Arbeidsvoorwaarden treedt dan in werking. In het wetsvoorstel ter implementatie van deze EU-richtlijn wordt bepaald dat werkgevers werknemers kosteloos dienen te stellen voor verplichte opleidingen. De opleidingstijd geldt hierbij als arbeidstijd. Een verplichte opleiding is een opleiding die de werkgever op basis van Europees recht, de wet of cao verplicht is om aan zijn werknemers te verstrekken.

Studiekostenbedingen met betrekking tot verplichte opleidingen zijn vanaf 1 augustus 2022 nietig. Dit verbod geldt ook voor studiekostenbedingen die vóór 1 augustus 2022 zijn afgesproken. Het verbod is niet van toepassing op de werknemer die doorgaans op minder dan vier dagen per week (nagenoeg) uitsluitend diensten verricht ten behoeve van het huishouden van een privépersoon, bij wie hij in dienst is. Daaronder wordt mede verstaan het verlenen van zorg aan de leden van dat huishouden. De werknemer hoeft dus met betrekking tot verplichte opleidingen de werkgever niet meer terug te betalen. Voor niet verplichte opleidingen blijft de situatie hetzelfde als voorheen.

Rol ondernemingsraad
Als de werkgever standaard een opleidingsovereenkomst wil sluiten bij niet verplichte scholing van (een deel van) de werknemers, of het standaardbeding wil wijzigen, is dit een regeling op het gebied van personeelsopleiding. Voor vaststelling, wijziging of intrekking van die regeling is instemming van de ondernemingsraad vereist.

Terugbetalen niet verplichte opleiding bij opzegging door werknemer?
In 2019 deed het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een uitspraak over een situatie waarin onduidelijkheid bestond of een studiekostenbeding was overeengekomen.[1] Na circa 1,5 jaar dienstverband bespraken werkgever en werknemer dat de werknemer op kosten van de werkgever een opleiding ging volgen. In dat gesprek hadden zij het over een terugbetalingsregeling bij vertrek op initiatief van de werknemer. Daarna onderhandelden partijen over de inhoud van de terugbetalingsregeling, maar een schriftelijke overeenkomst kwam er niet. 7 maanden na de start van de opleiding zegde werknemer de arbeidsovereenkomst op.

Werkgever vorderde € 8.754 studiekosten terug en kreeg daarin gelijk van de kantonrechter. Werknemer ging in hoger beroep. Het geschil bij het gerechtshof ging over de vraag of partijen wel een studieovereenkomst hebben gesloten. Het hof oordeelde van niet, omdat er geen overeenstemming was bereikt over de elementen en omvang van de terugbetalingsregeling, ook niet mondeling. Volgens het hof is een studiekostenbeding zodanig belastend voor een werknemer, dat van een goed werkgever verwacht mag worden dat deze de werknemer de gevolgen van de terugbetalingsregeling duidelijk voorhoudt en voldoende verifieert of daarover overeenstemming is bereikt. Het hof vernietigde het vonnis van de kantonrechter en wees de vordering van de werkgever af.

Terugbetalen bij niet tijdig afronden opleiding?
Een uitspraak over de terugbetalingsverplichting bij niet tijdig afronden van de opleiding werd in 2018 gedaan door het Gerechtshof Amsterdam.[2] In die situatie was een opleidingsovereenkomst gesloten, waarin stond dat werknemer alle opleidingskosten moest terugbetalen, als hem nalatigheid kon worden verweten. Na herhaaldelijke verlenging van de opleiding was aan werknemer kenbaar gemaakt dat de opleiding zou worden stopgezet, als hij die niet voor een bepaalde datum zou afronden. Dit lukte werknemer niet, waarop werkgever aanspraak maakte op terugbetaling van de studiekosten. Werknemer werd door de kantonrechter tot terugbetaling veroordeeld, waartegen hij in hoger beroep ging.

Het geschil bij het gerechtshof ging over de uitleg van de terugbetalingsregeling. Werknemer betwistte nalatig te zijn geweest, terwijl werkgever meende dat door het niet tijdig afronden van de studie nalatigheid vaststond. Het hof oordeelde dat noch uit de opleidingsovereenkomst, noch uit de bij werkgever geldende Regeling Studiefaciliteiten kon worden opgemaakt dat onvoldoende studieresultaten of niet slagen voor de opleiding automatisch betekent, dat sprake is van nalatigheid. Dit is slechts het geval als de werknemer ook een verwijt kan worden gemaakt van het niet tijdig afronden van de opleiding. Van nalatigheid van werknemer is volgens het hof geen sprake, omdat het niet tijdig afronden van de opleiding het gevolg is van een gebrek aan capaciteiten en kwaliteiten van werknemer. In hoger beroep werd werknemer dus in het gelijk gesteld.

Commentaar en tips
Een leven lang leren is het uitgangspunt in het huidige arbeidsrecht. Sinds 2015 is de scholingsplicht van de werkgever wettelijk vastgelegd. Een goed werkgever investeert in zijn personeel door het aanbieden van opleidingsmogelijkheden. Bovendien is periodieke bijscholing steeds vaker een vereiste om een functie te kunnen blijven vervullen. Vanaf 1 augustus 2022 zijn bestaande en nieuwe studiekostenbedingen voor verplichte scholing nietig. De studiekosten voor deze opleidingen hoeft de werknemer niet meer terug te betalen.

Bij niet verplichte opleidingen is het nog wel mogelijk om een studiekostenbeding in een overeenkomst op te nemen. Het voorkomt problemen om een uitgewerkte opleidingsovereenkomst te maken vóór de werknemer de studie start. De situaties waarin de terugbetalingsverplichting zal gelden en voor welk deel van de studiekosten, moeten duidelijk beschreven zijn. De kosten van een opleiding die gericht is op vergroting van de externe inzetbaarheid van de werknemer mogen in mindering worden gebracht op de bij onvrijwillig ontslag te betalen transitievergoeding, indien de werknemer daarmee heeft ingestemd. Ook dit kan worden opgenomen in de opleidingsovereenkomst.

[1] Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 25 juni 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:5249.

[2] Gerechtshof Amsterdam 24 april 2018, ECLI:NL:GHAMS:2018:1379.